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在ISO9001認證過(guò)程中，要進(jìn)行質(zhì)量記錄，下面ISO9001認證咨詢(xún)就質(zhì)量記錄的控制程序做簡(jiǎn)單的介紹。
1 目的
規范質(zhì)量記錄的管理，客觀(guān)、準確地反映質(zhì)量活動(dòng)和質(zhì)量體系的有效運行，為產(chǎn)品的可追溯性以及采取改進(jìn)、糾正和預防措施提供依據。
2. 適用范圍
本程序文件適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的所有記錄。
3. 術(shù)語(yǔ)
記錄：闡明所取得的結果或提供所完成活動(dòng)的證據的文件。
4. 職責
4.1 各部門(mén)負責人負責相關(guān)質(zhì)量記錄的審批。
4.2 各部門(mén)負責相關(guān)質(zhì)量記錄的編制、填寫(xiě)、收集、保存、歸檔、移交、處理。
4.3 管理者代表負責監督、審查質(zhì)量記錄控制的實(shí)施情況。
4.4 總經(jīng)辦文控員負責對質(zhì)量記錄進(jìn)行編號。
4.5 質(zhì)量記錄的填寫(xiě)人員，對所記錄的每一個(gè)數據文字負責。
5. 作業(yè)程序
5.1 凡質(zhì)量體系中的記錄、報告、檢驗和驗證數據等，均屬“質(zhì)量記錄”的范圍。質(zhì)量記錄可以是表格、圖表、報告、磁帶、磁盤(pán)、照片等形式。
5.2 編制、審批、標識、發(fā)放
5.2.1 質(zhì)量記錄的編制
根據工作的需要，由各使用部門(mén)科學(xué)合理的編制質(zhì)量記錄。
質(zhì)量記錄要求設計美觀(guān)、格式清晰、項目明確、填制方便，能實(shí)現使用目的。
質(zhì)量記錄的編制應盡可能全面，能反映產(chǎn)品質(zhì)量形成過(guò)程和結果以及質(zhì)量體系運行的情況和效果，能為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供必要的信息和依據。
5.2.2 質(zhì)量記錄的審批、標識和發(fā)放
經(jīng)部門(mén)負責人或公司領(lǐng)導審批的質(zhì)量記錄樣稿，由總經(jīng)辦負責對其進(jìn)行唯一性標識編號。
總經(jīng)辦文控員編制公司《質(zhì)量記錄樣冊》，每一份質(zhì)量記錄均有唯一的編碼。
質(zhì)量記錄編號標識后由使用部門(mén)進(jìn)行發(fā)放、使用。
5.3 質(zhì)量記錄的填寫(xiě)
5.3.1 填寫(xiě)時(shí)，字跡應清晰、真實(shí)，并按要求正確填寫(xiě)，且不得隨意涂改；如有錯誤，用劃線(xiàn)的方式進(jìn)行更正，并簽名，必要時(shí)注明日期。
5.3.2 使用藍色或黑色圓珠筆、水筆、碳素筆填寫(xiě)；不得使用鉛筆，彩筆填寫(xiě)（財務(wù)工作上有特別要求的除外）。
5.3.3 各部門(mén)的負責人對本部門(mén)的質(zhì)量記錄進(jìn)行審核、監督、管理。
5.4 質(zhì)量記錄的更改
5.4.1 各相關(guān)部門(mén)根據質(zhì)量活動(dòng)實(shí)際運行情況，需變更質(zhì)量記錄時(shí)，需經(jīng)部門(mén)負責人/公司主管領(lǐng)導審批。質(zhì)量記錄樣式更改時(shí)，應給予新的版號。
5.4.2 因需增加客觀(guān)證據而增加產(chǎn)品質(zhì)量記錄或體系運行記錄時(shí)，按本程序5.2.2執行。
5.4.3 記錄使用部門(mén)應對更改后失效的質(zhì)量記錄表格作回首處理，以防誤用。
5.5 質(zhì)量記錄的管理
5.5.1 收集、整理
a. 在每一項質(zhì)量活動(dòng)/過(guò)程結束后，該項質(zhì)量活動(dòng)/過(guò)程的負責人應將該項記錄整理后交相關(guān)部門(mén)。
b. 質(zhì)量記錄的主管部門(mén)，根據工作需求，將質(zhì)量記錄復制后分發(fā)至有關(guān)部門(mén)。
5.5.2 查閱、借閱
a. 已歸檔的質(zhì)量記錄，借閱時(shí)應填寫(xiě)《文件借閱登記表》。
b. 經(jīng)相關(guān)部門(mén)負責人同意，可查閱其質(zhì)量記錄。
c. 所有記錄的原件一律不借給公司以外的單位/人員。
5.5.3 質(zhì)量記錄的標識、貯存和保護
a. 各相關(guān)部門(mén)，每年1月份時(shí)對上年的質(zhì)量記錄按類(lèi)別裝訂成冊，做好名稱(chēng)、部門(mén)、時(shí)間等標識，保存在適當的地方，以便于查閱，并注意防蟲(chóng)鼠、防潮等工作以防止質(zhì)量記錄的損壞、變質(zhì)和丟失。
采用其它媒介的質(zhì)量記錄，也應有相應的貯存條件，如磁盤(pán)等，必要時(shí)復制備份。
5.6 外來(lái)質(zhì)量記錄的控制
5.6.1 供應商提供的物資，其有關(guān)的質(zhì)量記錄，由物控部向品質(zhì)部移交。由品質(zhì)部管理。
5.6.2 顧客的質(zhì)量投訴，由營(yíng)銷(xiāo)部移交品質(zhì)部，由品質(zhì)部進(jìn)行管理。
5.6.3 其他外來(lái)記錄由相關(guān)部門(mén)保存。
5.7 質(zhì)量記錄的檢索
各部門(mén)應對本部門(mén)的質(zhì)量記錄進(jìn)行定期的整理、歸檔，并編制質(zhì)量記錄清單或臺帳，以便于查閱和檢索。
5.8 質(zhì)量記錄的保存期限
質(zhì)量記錄的保存期限一般為兩年，具體見(jiàn)《質(zhì)量記錄目錄》。
5.9 質(zhì)量記錄的處理
5.9.1 已超過(guò)保管期或無(wú)查考價(jià)值的質(zhì)量記錄，可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。
5.9.2 需銷(xiāo)毀質(zhì)量記錄時(shí)，由其管理員填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請單》，經(jīng)質(zhì)量記錄主管部門(mén)負責人審批后，文件管理員負責銷(xiāo)毀。
6. 相關(guān)文件
6.1 《文件控制程序》
6.2 《文件編號規定》
6.3 《質(zhì)量記錄樣冊》
6.4 《質(zhì)量記錄目錄》
7. 記錄
質(zhì)量記錄清單；文件借閱登記表；文件銷(xiāo)毀申請單；
質(zhì)量記錄控制流程圖：
